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L’automatisation des achats qui vous facilitera la vie1 minutes de lecture


La plupart des entreprises sont confrontées au défi constant d’essayer d’évoluer efficacement. Malheureusement, ils finissent souvent par surcharger leurs employés, ralentissant les progrès et nuisant à leur succès futur. En remplaçant la composante humaine dans les tâches répétitives par un logiciel d’automatisation des achats, les organisations peuvent libérer du temps et des ressources pour faire évoluer leur entreprise avec succès.

Heureusement, pour les entreprises qui cherchent à réduire considérablement leurs coûts et à libérer du temps pour leurs employés, il existe plusieurs domaines des achats où l’automatisation peut apporter des améliorations. Plus précisément, si vous voulez voir une amélioration drastique, vous devez vous concentrer sur l’automatisation de ces 12 domaines dans votre processus d’approvisionnement.

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1. Saisie de données

Tout le monde est familier avec la saisie manuelle des données. Que vous copiez des détails d’une feuille de calcul à une autre ou transcrivez des informations dans des rapports, la saisie manuelle des données est un processus qui prend du temps. Cela peut aussi être très coûteux. En fait, une mauvaise information peut coûter à une entreprise 20 % – 25 % des revenus d’exploitation.

Les erreurs de saisie de données sont tout simplement trop nombreuses : erreurs de transcription, formatage incorrect des données, interprétation erronée des données, etc. Il est presque impossible de garantir l’exactitude de la saisie manuelle des données. C’est pourquoi 88 % des feuilles de calcul comportent des erreurs.

Pour automatiser cela et éliminer le risque d’erreur humaine, vous devez connecter des systèmes de données disparates. Systèmes intégrés permettre aux données de se déplacer de manière transparente entre les plates-formes, ce qui signifie que l’intégrité des données reste intacte.

2. Gestion des achats de bout en bout

L’automatisation de la gestion de votre processus d’approvisionnement peut donner à votre organisation l’avantage dont elle a besoin en maximisant les économies et en minimisant le délai de livraison. Avec l’approvisionnement automatisé, vous aurez des informations claires sur l’analyse des dépenses, la possibilité de surveiller les performances des fournisseurs en un coup d’œil et une réduction des risques pour votre chaîne d’approvisionnement.

Cela vous permet de transformer votre processus d’approvisionnement en un atout stratégique.

Avec l’intelligence artificielle, vous pouvez :

  • Vérifier automatiquement les factures par rapport aux contrats des fournisseurs
  • Valider les dépenses et
  • Approuver les achats

Cela peut vous donner un meilleur aperçu de la logistique de la chaîne d’approvisionnement tout en brisant les silos, créant un environnement sans friction pour des achats intelligents.

3. Gestion des fournisseurs/fournisseurs

Si votre organisation compte plusieurs fournisseurs et fournisseurs, la gestion manuelle de ces relations peut être un défi majeur. Avec le bon logiciel de gestion des fournisseurs, vous pouvez attribuer des tâches spécifiques aux fournisseurs, en vous assurant qu’ils ne sont pas surchargés de travail.

De plus, vous pouvez vous adapter rapidement à tout changement soudain dans votre chaîne d’approvisionnement (ce qui est plus que jamais nécessaire).

4. Facturation

Malheureusement, plus de la moitié des entreprises utilisent encore la facturation manuelle. En moyenne, il peut coûter jusqu’à 15 $ traiter une seule facture manuellement : ce qui s’additionne rapidement.

Si votre entreprise traite 500 factures par mois, cela signifie que vous payez 7 500 $ par mois pour traiter les factures manuellement. L’automatisation peut réduire ce coût pour 2 $ par facture, vous permettant d’économiser 6 500 $ par mois ou 78 000 $ par année.

5. Rapports

Avec plusieurs systèmes disparates et la saisie manuelle des données, il n’y a absolument aucun moyen d’avoir accès à des rapports unifiés en temps réel. Peu importe le nombre de personnes dont vous disposez pour la saisie des données, vous devez toujours attendre que ces données soient agrégées. C’est pourquoi la plupart des rapports datent (au mieux) de quelques heures ou (très probablement) de quelques jours. Il faut du temps pour collecter et traiter toutes ces données.

Plutôt que de traiter manuellement vos rapports, vous pouvez automatiser l’ensemble du processus. Avec des intégrations connectant des systèmes disparates, vous pouvez complètement changer la façon dont votre entreprise collecte et utilise les données.

L’automatisation vous fournira des données en temps réel à partir d’une source unique, offrant des des informations plus précises. Mieux encore, cela ouvre la porte à votre organisation pour être plus réactive et agile. Vous pouvez voir les changements au fur et à mesure qu’ils se produisent et élaborer des stratégies qui donnent une longueur d’avance à votre organisation.

6. Gestion des stocks

L’automatisation de la gestion des stocks peut incroyablement améliorer la précision de vos commandes. En conséquence, vous déplacerez les matériaux dans votre chaîne d’approvisionnement avec moins de gaspillage ou de problèmes. Plutôt que de laisser vos employés mal gérer les SKU et les comptages manuels, le logiciel de gestion des stocks peut suivre l’intégralité de votre inventaire dans plusieurs magasins en temps réel.

Vous pouvez également réorganiser le stock avant qu’il ne soit épuisé et transférer facilement des articles entre vos installations. Et vous pouvez informer les bonnes personnes au bon moment avec des alertes d’expédition, de sorte que votre chaîne d’approvisionnement reste toujours intacte sans suivi manuel.

7. Processus d’embauche

L’automatisation du processus RH peut vous aider à réduire considérablement le temps nécessaire pour embaucher des candidats pour remplir vos rôles d’approvisionnement. Vous pouvez filtrer automatiquement les candidats qui ne répondent pas à vos indicateurs clés de performance au travail. Cela améliore vos chances d’embaucher de meilleurs candidats. Cela peut également améliorer l’expérience des candidats potentiels, vous aidant à attirer de meilleurs employés.

Vous pouvez automatiser la quasi-totalité du processus de recrutement. Vous pouvez publier des offres d’emploi, suivre les candidats, planifier des entretiens et suivre automatiquement les candidats. De plus, après avoir embauché de nouveaux candidats, vous pouvez facilement leur faire passer les vérifications d’antécédents et l’intégration des employés de manière transparente.

8. Signatures numériques

En parlant de collecter la documentation appropriée, l’automatisation des signatures numériques élimine également le besoin de demander une signature numérique manuellement pour les approbations. En éliminant le besoin de processus manuels, les employés à tous les niveaux peuvent approuver automatiquement et rapidement les demandes. Cela réduit le nombre d’étapes nécessaires pour accomplir les tâches.

9. Traitement des documents papier

Traitement intelligent des documents (IDP) transforme les documents non structurés ou semi-structurés en données utilisables pour votre organisation. La plupart des données en entreprise se présentent sous la forme de documents non structurés.

Plutôt que de développer des formulaires et des processus pour chaque document unique, vous pouvez simplement numériser une série de documents et collecter les données automatiquement avec IDP. Ceci est particulièrement utile si vous avez des fournisseurs qui insistent pour utiliser des documents papier.

10. Recertification du fournisseur

L’automatisation de la recertification des fournisseurs/fournisseurs est également cruciale pour éviter les problèmes de conformité ou juridiques qui pourraient paralyser votre service des achats. La chaîne d’approvisionnement alimentaire, par exemple, exige que les vendeurs respectent certaines spécifications. En automatisant ce processus, vous pouvez vous assurer que chaque fournisseur qui assiste vos clients respecte les normes commerciales et juridiques.

11. Gestion en libre-service

Avec la gestion automatisée en libre-service, vous pouvez mieux responsabiliser vos employés. Bref, votre équipe peut demander rapidement les biens et services dont elle a besoin pour effectuer son travail sans les longs délais d’attente.

Tant que l’article ou le service respecte le budget et est essentiel à la tâche, il peut être approuvé sans demandes et traitements constants par l’équipe de gestion. En fin de compte, cela conduit à une plus grande satisfaction au travail, à une réduction des dépenses non-conformistes et à une plus de temps pour la gestion se concentrer sur d’autres tâches.

12. Processus d’appel d’offres/d’offres

L’embauche manuelle de nouveaux fournisseurs n’est pas un processus rapide ou facile. Vous devez rédiger une proposition, trouver des fournisseurs à cibler, mener des activités de sensibilisation et examiner les réponses. Tout cela peut prendre des mois. Et c’est un processus qui est répétitif pour chaque fournisseur que vous devez embaucher.

En automatisant le processus d’appel d’offres, vous pouvez envoyer des propositions rapidement à l’aide de modèles et assurer un suivi auprès des fournisseurs avec des réponses automatisées. Ensuite, vous pouvez comparer les fournisseurs côte à côte pour voir comment leurs coûts et leurs performances s’alignent. Enfin, vous pouvez stocker vos résultats dans une base de données unique et accessible pour les consulter ultérieurement si vous devez changer de fournisseur ou évaluer vos fournisseurs.

Comment l’automatisation facilite les achats (et votre vie)

Être propriétaire ou dirigeant d’entreprise ne signifie pas que vous devez travailler sans cesse. Pourtant, 33 % des propriétaires d’entreprise travaillent plus de 60 heures par semaine. Et leurs employés ne sont pas loin derrière. Mais la plupart de ce travail n’est pas essentiel. En fait, une grande partie de ce temps est gaspillée sur des tâches monotones qui drainent toutes les personnes impliquées.

Les gens veulent travailler sur des projets significatifs. Ils n’aiment pas que leurs journées soient inondées de tâches fastidieuses et subalternes.

Surtout quand ils les empêchent de se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment. Avec de plus en plus à faire et moins à faire, l’épuisement professionnel et le taux de désabonnement sont élevés. Cela met encore plus de pression sur tout le monde dans l’entreprise.

Plutôt que de rester coincé dans le cycle d’augmentation des coûts et d’insatisfaction des employés, vous devriez examiner les domaines de votre entreprise qui pourraient bénéficier de l’automatisation. L’approvisionnement n’est qu’un des nombreux flux de travail de votre organisation qui peuvent bénéficier de l’optimisation.

Si vous êtes prêt à vous libérer de votre entreprise, vous devriez chercher d’autres domaines dans votre organisation que vous pouvez améliorer grâce à l’automatisation.



Source de l’article traduit automatiquement en Français

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