Depuis le début de l’année 2022, les organisations ou entreprises peuvent profiter légalement des innovations technologiques en Assemblée Générale (AG). Et ce, indépendamment de leurs clauses statutaires qui s’y opposent dans la plupart des cas. Cette nouvelle tendance qui se diffuse depuis peu implique de nouveaux enjeux. Voyons un peu tout cela en détail !
Une réglementation favorable aux innovations technologiques en Assemblée Générale
Comme mentionné tantôt, les structures et sociétés jouissent désormais d’une large flexibilité en ce qui concerne l’organisation de leurs AG. Conformément à la loi du 22 janvier 2022, elles peuvent effectivement utiliser des solutions comme Eklesio à une telle occasion. Et ce, même si cela va à l’encontre de leurs clauses statutaires.
Toutefois, chaque organisme qui s’engage sur cette voie doit déterminer le mode (présentiel, distanciel ou hybride) le plus adapté à ses besoins. Ceci, en prenant bien évidemment le soin non seulement de sécuriser à l’avance les outils technologiques, mais aussi de se former aux nouvelles pratiques que leur usage implique.
En effet, ces solutions numériques embarquent d’ordinaire une panoplie de fonctionnalités qui rendent possible la dématérialisation complète de l’AG. Ainsi, l’intérêt de ces outils novateurs ne se limite pas qu’à la visio-conférence ou au suivi en ligne à distance. Il va bien plus loin que cela puisqu’il permet :
· la gestion du secrétariat : envoi des convocations et des relances, édition de la feuille de présence et d’émargement, etc. ;
· la tenue de la séance : assure la présence et la participation de tous aux Assemblées Générales. Il en est de même de la tenue des votes et de leur dépouillement ;
· la gestion de l’après-séance : celle-ci concerne souvent les résolutions votées et le procès-verbal de chaque AG.
De nouveaux enjeux au cœur des AG
À l’instar des solutions pour l’organisation des AG en ligne et en hybride, les enjeux pour les organismes vont croissants. En effet, l’utilisation de ces nouveaux outils numériques en réunion se révèle particulièrement bénéfique aux institutions et entreprises. Ils leur confèrent des avantages certains. En voici quelques-uns :
· Gain de temps : le temps est une ressource très précieuse en entreprise. Malheureusement, les organisateurs en manquent souvent. Ces innovations technologiques en AG permettent justement d’en gagner tout en s’y prenant autrement.
· Baisse du coût de convocation des réunions : adopter une solution numérique pour ses Assemblées Générales permet d’éviter certaines dépenses relatives à leur organisation classique. C’est par exemple le cas des envois postaux dont, faut-il le souligner, le tarif a augmenté rapidement ces dernières années. Plus de 8 % d’augmentation de 2023 à 2024.
· Inclusion parfaite : les innovations technologiques permettent à tous (actionnaires, membres…) d’accéder aux informations comptables et financières ainsi qu’aux projets.
· Données sécurisées : la sécurité des données personnelles et financières est primordiale au même titre que celle de la relation. Les solutions numériques permettent justement de s’en assurer. Et pour ce faire, elles mettent à disposition des organisateurs les outils dont ils ont besoin pour bien convoquer, gérer les mandats… et effectuer les relances. En bref, pour la bonne marche de l’institution.
De tout ce qui précède, il ressort que les innovations technologiques sont au service des AG. Leur utilisation simplifie le processus organisationnel tout en le rendant plus efficace, transparent et accessible. De plus, chaque entreprise ou organisation peut les adapter à ses besoins ou convenances.
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