Un tampon encreur est un outil qui comporte toutes les informations relatives à une entreprise. Il se révèle nécessaire dans le monde professionnel, car il permet d’apposer sa signature sur les documents administratifs. Quelles sont les règles à respecter pour le concevoir ? A-t-il une valeur juridique ? Les explications ici !
La valeur juridique d’un tampon encreur
De façon concrète, un tampon encreur ne possède aucune valeur légale juridique. Pour mieux comprendre, il faut lire l’article Tampon encreur : que dit la législation sur le site parlorama.eu. Toutefois, cet outil peut avoir une valeur juridique s’il est suivi de la signature du chef d’entreprise ou d’un responsable.
En effet, les entreprises mettent dans les mains des dirigeants le pouvoir de prendre des décisions importantes pour la structure. De fait, ils peuvent signer des documents administratifs au nom de la société. Leur signature donne donc une valeur juridique au papier et par ricochet au tampon encreur.
Mais lorsque ce dernier est pris à part, il n’a aucune valeur légale. Il faut juste retenir qu’un tampon encreur sert à authentifier des documents. Il est utilisé en entreprise comme tampon d’identité qui comporte des informations permettant de vérifier et de valider un document.
Quelles sont les informations à mettre sur un tampon encreur ?
Même si un tampon encreur ne dispose pas de valeur juridique, il demeure quand même un outil de grande importance pour une entreprise. C’est pourquoi il doit comporter certaines informations obligatoires. Il s’agit par exemple de l’adresse complète de l’entreprise et des coordonnées téléphoniques. Ces renseignements permettent aux clients, partenaires et associés d’entrer en contact avec la structure concernée.
Outre ces informations, il faut aussi mentionner :
- Le statut juridique de l’entreprise ;
- Les numéros d’identification comme le numéro SIREN ou le code APE, etc.
- Le numéro de TVA intracommunautaire de la société ;
- Le montant total du capital social, etc.
En somme, les informations à mentionner sur le tampon encreur doivent permettre d’identifier la société. Il est semblable à un extrait Kbis. Toutefois, les informations à insérer doivent être essentielles, car les tampons ne peuvent pas contenir un grand nombre de caractères et d’espace.
Quant à la forme et à la couleur du tampon encreur, il revient à l’entreprise de choisir ce qui lui convient le mieux. De même, les informations inscrites doivent être vérifiées avant la livraison du tampon, car s’il contient de fausses informations, il ne peut rien authentifier.
Les différents types de tampons encreurs
Il existe plusieurs types de tampons encreurs. Les plus connus sont les tampons dateurs, les tampons facturiers et les tampons personnalisés.
Les tampons dateurs sont utilisés en administration pour recevoir des documents comme les courriers et les factures. Quant aux tampons factures, ils servent spécialement à valider et à mettre en paiement les factures. Enfin, les tampons personnalisés sont utilisés pour répondre à un besoin précis. Ils avoir l’une des mentions suivantes :
- Duplicata ;
- Signé par (nom du dirigeant d’entreprise);
- Payé le (date du paiement) ;
- RH, etc.
Quel que soit le type de tampon encreur, cet outil est utilisé pour gagner du temps et pour donner un caractère professionnel à son entreprise.
Quelle est l’importance d’un tampon encreur ?
Avec le numérique, plusieurs documents sont désormais dématérialisés. Malgré cela, il existe de multiples occasions pour utiliser un tampon encreur. Par exemple, il peut servir à authentifier la réception d’une commande ou l’achat des équipements. D’autres situations en entreprise exigent aussi d’apposer un tampon encreur sur des documents papier.
Par exemple, un tampon encreur peut être à des fins commerciales. Il sert à marquer les brochures et les flyers ou pour personnaliser des documents de communication.
Il est vrai qu’il existe aujourd’hui des alternatives numériques pour jouer le rôle du tampon. Mais, il est toujours préférable d’avoir un tampon encreur pour sa société.
