A Paris et dans les autres principales villes de France, il existe une foison d’espaces de réunion où vous pouvez organiser vos évènements professionnels. Mais comment en sélectionner un qui convient à vos besoins ? Nos 4 astuces pour choisir la salle idéale pour votre séminaire d’entreprise.
Astuce n° 1 : Examiner l’emplacement de la salle
L’emplacement de la salle compte beaucoup lorsque vous décidez d’organiser un séminaire d’entreprise. Si l’emplacement n’est pas bon, la réunion a peu de chance d’atteindre ses objectifs.
Le lieu pour réunir votre équipe lors d’un séminaire doit être facilement accessible pour tous les participants, qu’ils choisissent de venir via train, voiture, avion, etc. Privilégiez donc une salle qui se trouve en ville ou en périphérie.
En outre, il est également important que vous preniez l’aspect sécurité. Choisissez une salle dont les installations sont sûres et qui dispose de plusieurs sorties de secours. Enfin, veillez à ce que le lieu soit situé dans un environnement calme et propice à la concentration et à la réflexion.
Astuce n° 2 : Tenir compte du nombre de participants
Pour trouver la salle idéale pour votre séminaire d’entreprise à Paris ou ailleurs en France, il est aussi indispensable de considérer le nombre de participants. Tous les espaces de réunion n’ont pas la même capacité d’accueil. Si certains sont capables de recevoir un nombre important de personnes, d’autres en revanche ne peuvent contenir qu’une poignée de personnes.
Assurez-vous donc que la salle soit suffisamment grande pour accueillir tous les participants. Si vous avez un nombre de participants relativement faible, il vaudrait mieux vous tourner vers un espace avec une superficie moins importante. Cette option vous permet d’ailleurs d’économiser de l’argent.
Cela dit, pour éviter toute surprise désagréable, il convient de demander à chaque participant de confirmer sa venue. Cela vous permet de savoir exactement quel type de salle louer.
Astuce n° 3 : Vérifier les équipements de la salle
Vous avez visité une salle située dans une zone accessible et calme. Avant de la choisir comme le lieu où va se tenir votre séminaire d’entreprise, vérifiez les équipements qu’elle possède.
En effet, la salle idéale pour organiser un évènement professionnel doit disposer d’une connexion Internet haut débit. Cela va permettre aux participants de se connecter aisément et suivre les présentations en temps réel.
En outre, l’espace doit également être pourvu de projecteur et d’écran. Nous parlons là de deux outils indispensables pour la présentation des graphiques, des photos, des vidéos, etc.
De plus, les chaises et tables doivent être assez confortables afin de maintenir la productivité et la concentration des participants tout au long du séminaire. Par ailleurs, assurez-vous que l’espace dispose de prises électriques pour charger les téléphones portables, les ordinateurs portables, etc.
Astuce n° 4 : Considérer les services annexes
La location d’une salle de conférence est souvent accompagnée d’un certain nombre de services annexes. Ils peuvent varier d’un lieu à un autre, mais ont tous le même objectif : rendre votre évènement professionnel plus agréable.
Généralement, ces services incluent la conciergerie (pour aider à organiser des réservations de restaurant, des visites de la ville, etc.). Ils concernent également le nettoyage, la sécurité, la restauration.
Par rapport à ce dernier service, vous n’êtes pas obligé de le sélectionner. Vous pouvez vous-même l’assurer. C’est ce qui est d’ailleurs conseillé. Veillez donc à ce que l’espace que vous allez choisir offre ces principaux services.
