La gestion des ressources humaines (RH) joue un rôle important dans le développement des entreprises. En effet, il s’agit d’une session stratégique qui doit s’inscrire au cœur de tout établissement, car ce sont les hommes qui constituent la valeur la plus fondamentale de toute compagnie. MyPeopleDoc est créé dans ce cadre en 2007 pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs opérations RH. Il prend en compte l’automatisation des processus, la gestion des dossiers des travailleurs et la gestion des cas. Il constitue aussi une plateforme de prestation de services RH en ligne qui se connecte à un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH). Focus.
MyPeopleDoc : qu’est-ce que c’est ?
MyPeopleDoc représente un service digital de nouvelle génération. Il est simple d’utilisation, rapide et respectueux de l’environnement. En effet, il permet de partager les documents RH des entreprises par voie électronique.
Cette plateforme s’avère sécurisée, car elle assure la pérennité et la confidentialité des documents. Elle est dotée en effet d’un système d’horodatage, de signature électronique et des espaces de stockage avec un niveau de protection élevé. Elle possède aussi un système de digitalisation RH qui traite toutes les opérations liées au traitement des documents. L’archivage des données est assuré par la filiale du groupe Caisse des Dépôts, la Caisse des Dépôts Arkhineo.
Par ailleurs, la plateforme MyPeopleDoc s’occupe aussi des requêtes des employés et de l’automatisation des processus tels que l’on-boarding ou les mutations. Grâce aux indicateurs de performances qu’elle fournit, elle aide les entreprises à améliorer leurs services.
Précisons que MyPeopleDoc est prisé par les grandes entreprises comme Veolia Propreté, Canal +, Banque Accord, Total, Batigère, Ubisoft, Groupe M6, Starbucks France, Bouygues Telecom… La plateforme traite des millions de documents chaque année.
Les quatre services proposés par MyPeopleDoc
MyPeopleDoc propose quatre solutions essentielles pour faciliter la gestion des processus RH des entreprises. Il s’agit de : Case Management & Knowledge Portal, HR Process Automation, Employee File Management et Advanced Analytics. Voici quelques détails sur elles.
Advanced Analytics
MyPeopleDoc propose la solution Advanced Analytics pour établir les statistiques de performances des salariés. Elle permet d’une part de déterminer les goulots d’étranglement et d’autre part des solutions aux problèmes de l’entreprise. Sa fonction est d’assurer le bon fonctionnement de la structure. Pour cela, elle propose aux ressources humaines un tableau de bord constitué de tous les SLAs et les KPIs. Celui-ci est facile à lire et donne une vision claire des opérations RH.
Par ailleurs, l’analyse avancée Mypeople Doc décèle aussi les dossiers des salariés manquants et ceux qui veulent expirer. De fait, l’entreprise peut améliorer son expérience des employés et optimiser la prestation des services RH.
Employee File Management
Employee File Management est une solution de MyPeopleDoc qui vise à aider les entreprises à améliorer la gestion des dossiers et documents des salariés. Elle propose un espace dans lequel le service RH peut produire, partager, établir les accès et supprimer des fichiers relatifs aux employés. Elle assure aussi la mise à jour des documents absents ou expirés.
Case Management & Knowledge Portal
La solution Case Management & Knowledge Portal mise en place par MyPeopleDoc permet de réduire les pertes de temps lors du traitement des requêtes des employés. Elle contribue au bon développement de la société. Son but principal est de gérer et répondre de façon efficace aux requêtes des salariés.
De fait, le département RH des entreprises peut répondre de façon personnalisée et instantanée aux demandes qui lui sont adressées. Cela est possible grâce à sa base de connaissance performante. Elle aide aussi les structures à améliorer la qualité de leurs prestations. En effet, chaque employé est suivi et évalué par un expert en ressources humaines. Ce dernier présente des indicateurs de performances qui sont utiles pour déterminer l’efficacité du travail fourni.
La solution Case Management & Knowledge Portal apparait très pratique. Chaque service RH des entreprises peut l’utiliser. En plus, les personnes sans notions approfondies en informatique peuvent le réaliser pour mettre en place un processus automatisé et accéder aux dossiers des salariés.
HR Process Automation
La solution HR Process Automation présente deux avantages principaux : apporter l’agilité des ressources humaines et rendre rapides les fonctionnalités des SIRH des entreprises. MyPeopleDoc assure aux départements RH à travers ce service une excellente optimisation de la gestion du cycle de vie de chaque employé. Il permet aussi d’automatiser les bulletins de paie l’on-boarding, les mutations ou les promotions.
De même, les entreprises peuvent se servir du HR Process Automation pour assurer la planification de workflows et confier des missions spécifiques aux collaborateurs. Elles peuvent aussi suivre l’évolution des tâches. À l’instar de Case Management & Knowledge Portal, cette solution convient également à tout type de SIRH.
MyPeopleDoc : une plateforme attractive
Les avantages de MyPeopleDoc sont multiples. Outre ses solutions intéressantes, elle demeure aussi une plateforme conviviale et évolutive. Elle arbore un design séduisant et une interface attractive et lisible. Intuitives et rapides, les options de configuration de ce système de digitalisation de la gestion des ressources humaines sont simplifiées.
D’autre part, cette plateforme est riche en fonctionnalités. Elle est dotée des outils nécessaires pour aider les utilisateurs à réaliser leurs tâches en quelques clics. De même, l’interface est très fluide et ne contient aucun élément qui la surcharge.
Afin d’améliorer l’expérience utilisateur, des mises à jour régulières s’effectuent sur la plateforme. Cela permet de sécuriser davantage les données des salariés et s’adapter aux demandes des ressources humaines.
La solution de gestion RH My PeopleDoc s’adapte aux besoins constants des utilisateurs. Elle est aussi économique, car elle assure la mise en place d’un SIRH ou d’autres ressources informatiques.
Par ailleurs, les utilisateurs peuvent accéder à la plateforme à partir tout appareil numérique (ordinateur, tablette et Smartphone).
MyPeopleDoc : une solution adaptée à tous les SIRH
L’une des forces de la solution en ligne de gestion RH My PeopleDoc, c’est qu’elle s’intègre à tout type de SIRH. Pour s’en servir, il faut la connecter au système RH d’une entreprise. Une fois connectée, elle charge automatiquement toutes les données de ce dernier dans sa mémoire. Grâce à cette solution de digitalisation des opérations RH, les entreprises gagnent en temps et en argent.
À noter que MyPeopleDoc fonctionne avec un système d’authentification unique ou Single Sign-On (SSO), et des widgets pour accélérer et faciliter sa connexion avec les SIRH. Ainsi, le SSO uniformise les identifiants d’ouverture de session des entreprises et des services RH.
MyPeopleDoc : une solution sécurisée
La protection et les confidentialités sont deux notions essentielles en ressources humaines. Les services RH ont l’obligation d’assurer la sécurité des données des salariés. MyPeopleDoc propose dans ce sens un système de sécurisation des données selon les normes en vigueur.
La plateforme stocke les données des entreprises dans des centres certifiés ISO 27001, ce qui garantit la sécurité. Ces informations des ressources humaines des entreprises bénéficient de la protection du standard de cryptage symétrique AES-256.
Pour information, toutes les ressources humaines des entreprises doivent adopter le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD). Il est en vigueur depuis le 28 mai 2018. Il substitue la Directive de 1995 (95/46/CE). Le RGPD demande à chaque entreprise de mettre un point d’honneur sur la protection des données personnelles des salariés.
Pour renforcer la sécurité des données des salariés, la solution de digitalisation de la gestion des ressources humaines My PeopleDoc propose une autre fonctionnalité. Celle-ci permet de déterminer avec exactitude les droits d’accès des membres qui constituent une équipe RH. La plateforme accompagne également les compagnies afin qu’elles respectent la réglementation en vigueur. Elles peuvent être sanctionnées en cas de non-respect des exigences du RGPD.
En effet, les entreprises doivent réaliser certaines opérations pour se conformer au RGPD. Entre autres, nous avons : la création d’une politique de confidentialité qui respecte les exigences du règlement, la mise à jour des systèmes internes et l’optimisation de la sécurité des données (cryptage, gestion des droits d’accès…).
HR Compliance Assist : l’outil en ligne d’information des règles de MyPeopleDoc
HR Compliance Assist est un service en ligne conçue par MyPeopleDoc pour aider les entreprises à respecter la réglementation en vigueur. Ainsi, elles peuvent assurer une confidentialité sans faille aux données personnelles de leurs employés.
Cet outil d’information en ligne fournit aux sociétés les informations sur les règles auxquelles leur service RH est soumis. Il propose aussi une newsletter appelée ComplianceWatch. Il est piloté par un réseau d’avocats, d’où sa fiabilité. De fait, les entreprises peuvent l’utiliser pour s’informer sur les exigences de la RGPG et évaluer la conformité de leur équipe RH et le règlement.
Mise en œuvre de MyPeopleDoc
Comme dit précédemment, la solution RH My PeopleDoc est facile à utiliser. Cependant, son implémentation demande souvent l’aide d’un spécialiste. L’intervention de ce dernier optimise le fonctionnement de la plateforme et le développement de l’entreprise.
MYPeopleDoc met à la disposition des entreprises des experts qui les accompagnent depuis le lancement de la plateforme jusqu’à sa mise en production. Cette équipe procède à plusieurs opérations pour s’assurer que l’outil soit fonctionnel. Ses actions sont entre autres : la définition du périmètre du projet, de la gouvernance, mise en place du calendrier prévisionnel, organisation d’ateliers techniques, planification de workflows et des différents processus RH, maquettage, paramétrage de la plateforme de test, interfaçage SIRH, etc.
L’importance de se former à l’utilisation de MyPeopleDoc
L’utilisation de la plateforme MyPeopleDoc se révèle très pratique. Mais, il est essentiel de recevoir une formation sur cette solution de digitalisation afin de profiter pleinement de toutes ses fonctionnalités. Elle possède un catalogue de cours et d’outils nécessaires pour former les administrateurs et mangers.
MyPeopleDoc offre trois types de formations à cet effet : la formation présentielle, la formation en ligne et une offre d’abonnement. Cette dernière comprend des modules e-learning, des vidéos, des aides en situation et des sessions d’apprentissage, pendant les heures de travail.
La formation en ligne est réservée aux personnes qui sont limitées par le temps ou qui souhaitent économiser sur les frais de déplacement. Elle propose des exercices « live » et des cours dirigés par des experts. Ces modules de formation sont stockés dans une base de données en ligne. Tous les apprenants peuvent y accéder.
L’histoire de MyPeopleDoc
La solution RH My PeopleDoc a vu le jour en 2007 sur le campus HEC Paris. Ses créateurs sont Jonathan Benhamou et Clément Buyse. À sa naissance, la plateforme portait le nom de Novapost. Elle proposait aux entreprises un coffre-fort numérique pour substituer leur boîte aux lettres.
MyPeopleDoc assurait depuis sa création un espace sécurisé pour recevoir, enregistrer et partager des documents administratifs. L’année 2019 représente une nouvelle ère pour la structure. En effet, c’est cette année-là que les fondateurs vont créer une solution en ligne pour la gestion des ressources humaines.
En utilisant le Cloud, MyPeopleDoc a réussi à proposer un service qui améliore la productivité des entreprises. De même, elle accroît leurs performances, automatise les processus et optimise la gestion des données des salariés. L’avantage de ce service, c’est qu’il est économique, car il réduit les coûts opérationnels.
Le lancement de la nouvelle offre de MyPeopleDoc a connu un franc succès en France, en Europe et aux États-Unis. Son chiffre d’affaires et ses clients ont considérablement augmenté. En 2014, la structure a levé 17,5 millions de dollars auprès d’Accel Partners, d’Alven Capital et de Kernel Investissements pour la réalisation de ses projets. Ces fonds ont servi à développer une solution complète de digitalisation des processus RH et de numériser les Centres de Services Partagés (CSP) des ressources humaines.
Après quelques mois, MyPeopleDoc a levé encore 28 millions de dollars pour étendre son hégémonie à l’international, notamment en Europe. Aujourd’hui, la plateforme de digitalisation des processus RH est présente dans plus de 165 pays avec 100 % comme taux de fidélisation.
En somme, MyPeopleDoc est prisée par les utilisateurs à cause de ses multiples avantages. Elle évite le transport physique des documents et les sécurise. C’est une solution de digitalisation des processus RH qui permet aussi d’économiser de la place et du papier. En plus, les documents stockés sont disponibles 24 h/24 et 7 j/7 en ligne dans un espace unique.
