Propulsée par la digitalisation des entreprises et l’avènement de la covid-19, la dématérialisation se popularise un peu plus chaque jour. Ces dernières années, elle s’est étendue à de nombreux outils très utiles en milieu professionnel. C’est par exemple le cas de la feuille d’émargement. Il se trouve que cette solution complètement dématérialisée offre aux entreprises et organismes des avantages qui valent le détour.
Une feuille d’émargement en ligne, pour gagner du temps
Le gain de temps fait partie des plus qu’offre la feuille d’émargement en ligne. Contrairement à sa version traditionnelle, cette feuille digitale accélère le traitement des signatures en rendant le processus plus rapide et fluide.
Les informations sont collectées instantanément, mais aussi de manière sécurisée. Avec ce type de solution, on est par exemple à l’abri des pertes de feuilles de passage qui peuvent se produire sporadiquement.
Les feuilles d’émargement digitales permettent également d’améliorer la fiabilité des données collectées. En plus de la précision qu’elles leur apportent, elles les organisent et les classent en fonction des badges authentifiés. Ce qui peut s’avérer très pratique dans certains cas.
Pour obtenir des données de meilleure qualité
La feuille de signature numérique peut être privilégiée pour la qualité des données qu’elle assemble. Comme souligné plus haut, la collecte et l’analyse de ces dernières se font en temps réel. Les premières informations sont recueillies, rassemblées et analysées depuis le badge de l’intervenant. Et ce, de manière instantanée.
Cela permet en cas de non-présentation habituelle du personnel ou d’un quelconque dysfonctionnement, d’être systématiquement alerté(e). Ce principe d’action et réaction est très apprécié des dirigeants d’autant qu’elle leur évite tout éventuel concours de circonstance.
Pour mieux s’organiser
La feuille d’émargement en ligne facilite grandement le fonctionnement des entreprises. Grâce à elle, celles-ci peuvent profiter d’une meilleure organisation. En effet, avec cet outil à portée de main, les erreurs de remplissage sont évitées. Il en est de même des retards de transmission ou oublis. En effet, cela ne risque plus de se reproduire vu que les données sont instantanément enregistrées, classées puis transmises au responsable.
D’un autre côté, et à l’inverse de leurs équivalentes en papier, les feuilles d’émargement numériques ne sont pas encombrantes. Elles peuvent, après leur utilisation, être tout simplement archivées en ligne. Il n’est donc pas nécessaire de leur trouver une place dans les archives de sa société. Et puisqu’elles sont stockées sur Internet, elles peuvent être consultées facilement depuis n’importe quel lieu de jour comme de nuit.
Pour une solution plus hygiénique, économique et écologique
Les feuilles d’émargement en ligne présentent également des avantages sanitaires, économiques, écologiques et technologiques. Ainsi, leur rôle va bien au-delà d’un simple contrôle en ligne en temps réel.
Cette solution numérique se révèle par exemple bien plus hygiénique et écologique que son homologue en papier. Pour la simple et bonne raison qu’elle limite l’utilisation des papiers et des stylos. Ainsi, ce procédé est à la fois bénéfique pour la santé et l’environnement. Nombreuses sont d’ailleurs les entreprises qui l’adoptent dans le but de réduire leur empreinte carbone et d’améliorer leur image.
